В 2020 году ФНС представила план развития электронного документооборота (ЭДО), запланированный к внедрению к 2024 году. Это нововведение нацелено на снижение расходов государства за счёт отказа от бумажной документации, печати и доставки, а также ускорение процесса обмена документами.

В случае неперехода организации на ЭДО и невыполнения требований по электронному бухгалтерскому учёту, должностные лица подвергаются риску штрафов в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ:

• До 10 тысяч рублей при первом нарушении.
• До 20 тысяч рублей при повторном нарушении.

Соблюдение новых нормативов становится не только неотъемлемой частью законопослушной деятельности компании, но и мерой предотвращения финансовых наказаний.

В соответствии с последними изменениями в законодательстве, в период с 2023 по 2024 год все бюджетные учреждения обязаны перейти на систему электронного бухгалтерского учёта. Минфин утвердил единые правила для создания и использования унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учёта, охватывающих:

• Электронные первичные учётные документы.
• Электронные регистры бухгалтерского учёта.

Перечень унифицированных форм включает в себя:

• Ведомость группового начисления доходов.
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств.
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления).
• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование.
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей.
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам.
• Ведомость начисления доходов бюджета.
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов.
• Решение о проведении инвентаризации и другие.

Самостоятельное расширение перечня документов учреждением возможно путем их перевода в цифровое пространство. Это включает в себя использование электронного программного обеспечения для создания документов, а также внедрение ЭДО в сфере кадрового делопроизводства.

Электронный документ состоит из трёх основных частей:
Заголовочная часть:

• Наименование формы электронного документа.
• Код формы ОКУД.
• Дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
• Наименование учреждения (субъекта учёта) с уникальным кодом по Сводному реестру.
• Наименование структурного подразделения или учреждения, в котором сформирован документ.
• Наименование главного администратора бюджетных средств с указанием кода главы по БК.
• Наименование бюджета бюджетной системы Российской Федерации с кодом ОКТМО бюджета.
• Наименование единицы измерения в валюте Российской Федерации и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) или в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ).

Содержательная часть:

• Табличная или текстовая часть, содержащая наименования показателей, коды показателей по классификаторам, содержание операции, значения в натуральном или денежном выражении.
• Реквизит «Идентификатор контрагента», представляющий уникальный 22-значный идентификатор контрагента.

Оформляющая часть:

• Подписи должностных лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и оформление электронного первичного учётного документа.
• Подписи ответственных за данные в электронном документе.
• Информация о должности исполнителя, электронная подпись с расшифровкой и контактные данные (номер контактного телефона и электронный адрес).
• Реквизит «Приложение №__» для указания наименования документов, прикрепленных в виде скан-копий.

Внедрение обязательного электронного документооборота требует ряда технических мероприятий:
Оборудование рабочих мест:

• Предоставление компьютеров или ноутбуков для сотрудников, участвующих в ЭДО.
• Обеспечение их подключением к интернету для бесперебойной работы.

Установка бухгалтерской программы:

• Реализация программного обеспечения, поддерживающего использование электронных первичных документов и их электронных версий.

Выпуск электронных подписей:

• Выдача электронных подписей сотрудникам в соответствии с их обязанностями и объёмом подписываемых документов.

Такие шаги не только обеспечивают соблюдение требований перехода на ЭДО, но и создают необходимые технические условия для эффективной работы в цифровом формате.