Если Вы задумываетесь о внедрении автоматизации в свой бизнес, то некоторые из «плюсов» Вам уже известны. Однако, если Вы ещё не приняли окончательного решения относительно этого шага, возможно, список преимуществ поможет Вам обосновать выбор в пользу автоматизации.

Если что-то помогает бизнесу сократить расходы, это также дает возможность увеличить прибыль. Или если компания способна быстрее включить сотрудника в рабочий процесс, то, вероятно, она быстрее получит от него пользу.

В статье мы решили систематизировать преимущества, чтобы рассмотреть их с различных ракурсов.

Единая точка ввода данных.
В разноплановой автоматизации бизнес-процессов, когда функции автоматизируются различными онлайн-сервисами, продуктами 1С или таблицами Excel, часто возникает дублирование информации в разных системах. Иногда компании вынуждены нанимать сотрудников для контроля за целостностью данных в различных системах.
Одним из преимуществ автоматизации является создание единой точки ввода данных. Это означает, что информация вводится лишь однократно и в одном месте.

Уменьшение вероятности человеческих ошибок.
Единая точка ввода данных исключает необходимость повторного ввода одной и той же информации в различные учётные системы, что снижает вероятность возникновения ручных ошибок.
Кроме того, качественная автоматизация позволяет контролировать диапазон данных, которые могут быть введены сотрудниками.
Например, в таблице Excel можно допустить ошибку, которую можно обнаружить только при формировании отчётов, если не настроены специальные макросы для проверки. В то время как учётная система позволяет задать ограничения на ввод данных, обеспечивая только корректную информацию.

Минимизация влияния «фактора человека».
При внедрении автоматизации знания сотрудников интегрируются в описанные бизнес-процессы, которые затем переносятся в сконфигурированную учётную систему.
Теперь в организации нет необходимости в отдельном продавце, который знал бы контакты всех клиентов, или в уникальном закупщике, способном эффективно планировать поставки. Эти функции теперь автоматизированы, что упрощает адаптацию новых сотрудников к рабочему процессу.

Качественная автоматизация способствует усилению контроля над бизнесом со стороны менеджмента и владельца предприятия.

Улучшается эффективность взыскания дебиторской задолженности и повышается уровень управления финансами.
Благодаря знаниям о контрактах и заказах, а также о сроках оплаты со стороны клиентов, в учётной системе возможно ограничить поставки тем клиентам, которые находятся в долге, или согласовать условия с ними в соответствии с особыми требованиями.
Система отчётности позволяет анализировать задолженность по срокам платежей, оптимизировать процесс работы с ней и внедрять системы стимулирования для продавцов, учитывающие объём задолженности.

Появляется доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Благодаря оперативному и точному отображению всех операций в информационной системе, возникают данные для анализа в различных аспектах. Это могут быть финансовые результаты по различным направлениям деятельности, проектам или видам продукции. Руководство получает возможность принимать оперативные решения, не дожидаясь окончания отчётного периода в бухгалтерии.

Ускорение процесса получения управленческой отчётности.
Благодаря наличию достоверных данных в системе, мы можем получать первичные управленческие отчёты значительно быстрее.

Обеспечение прослеживаемости.
В учётной системе сохраняется информация о выполнении заказов и производстве каждой партии продукции. Это включает данные о используемых комплектующих, проведенных технологических операциях и сотрудниках, занимавшихся их выполнением.
Прослеживаемость позволяет оперативно реагировать на возможные претензии или отклонения в качестве продукции.

Путем определения серии и номера партии продукции можно быстро выявить причины возможных проблем, провести анализ качества и предпринять необходимые меры, такие как изъятие всей серии продукции или корректировка производственного процесса.

Правильное внедрение проекта автоматизации всегда ведёт к стандартизации в компании, начиная с тщательного обследования и документирования бизнес-процессов.

Упорядочивание и обновление справочников и классификаторов.
Многие организации сталкиваются с проблемой хаоса в справочниках номенклатуры, контрагентов или партнёров из-за отсутствия единых правил для создания и управления данными. Сотрудники вносят информацию по-разному, что приводит к возникновению дубликатов.
Установление регламента для ведения нормативно-справочной информации является важной частью проекта автоматизации.

Установка строго определенных процессов.
В рамках внедрения учётной системы можно установить стандартизированные процессы в компании. Это означает, что сотрудники будут обязаны следовать установленным правилам, избегая отклонений и обеспечивая контроль над процессом.

Улучшение управляемости процессов.
При наличии процесса в системе с известными участниками и этапами возможно контролировать его ход, анализировать промежуточные результаты и осуществлять управление им.

Закрепление условий менеджментом.
Прежде всего, речь идет об условиях продаж: установке цен, предоставлении скидок и других аспектах.
В результате автоматизации сотрудникам лишается возможность «импровизировать» на рабочем месте: продавать товары по произвольным ценам, предлагать клиентам бонусы без предварительного согласования с руководством.
Также это касается условий выбора поставщиков, оформления заказов, резервирования товаров и прочего. С автоматизацией управления компанией бизнес получает возможность установить чёткие правила.

Упрощение процесса введения нового сотрудника.
Благодаря документам, где описаны роли пользователей, и инструкциям по работе с учётной системой, процесс введения нового сотрудника на рабочее место становится более простым.
В первый рабочий день сотрудник может изучить инструкции и правила и немедленно приступить к выполнению задач. Стандартная практика, когда новичка обучают коллеги на свое усмотрение и основе собственного опыта, оказывается неэффективной. Каждое новое поколение сотрудников искажает передаваемые знания, так как опытные работники передают лишь то, что знают сами и что считают важным.

После внедрения автоматизации в бизнес-процессы компания эффективно управляет расходами, что ведёт к их снижению.

Минимизация простоев в производстве.
Эффективный контроль за наличием необходимых запасов в нужное время позволяет уменьшить простои производства. Система автоматически определяет, какие запасы нужно пополнить на основе текущих заказов клиентов, состояния складов и времени поставок, обеспечивая бесперебойную деятельность.
Более того, планирование производственного процесса также способствует сокращению простоев.

Выявление и предотвращение финансовых утечек.
В ходе процесса автоматизации часто выявляются скрытые схемы финансовых махинаций уже на этапе аудита. Сотрудники, причастные к таким схемам, избегают детализации в ходе интервью, опасаясь, что после автоматизации их бизнес-процессов они потеряют возможность манипулировать ситуацией в свою пользу.

Оптимизация затрат на логистику и хранение ТМЦ
С помощью эффективно настроенной системы логистики, управления поставками от производителей до клиентов, интеграции с логистическими компаниями и управления складскими процессами можно снизить затраты на доставку и хранение товарно-материальных ценностей на складах, уменьшив количество замороженных средств в запасах.

Повышение эффективности складских операций и снижение их стоимости
Информационные системы позволяют оптимизировать управление складскими процессами - находить оптимальные места для размещения товаров, сокращать время на поиск и сборку заказов, а также проводить оперативные и точные инвентаризации.

Сокращение затрат на оплату труда
Хотя мы не призываем к массовым сокращениям после внедрения автоматизации, часто бывает так, что автоматизированный функционал полностью замещает определенные рабочие обязанности.
Например, сотрудников, занятых вручную дублирующих данные в различных учётных системах и контролирующих их целостность. После завершения автоматизационного проекта потребность в таких работниках отпадает - если нет возможности их переобучить и назначить на другие задачи, возникает необходимость в их увольнении. Это, в свою очередь, приводит к сокращению затрат на оплату труда в организации.

Автоматизация оказывает воздействие на увеличение объёмов продаж как напрямую, так и косвенно.

Повышение среднего чека в рознице.
Увеличение среднего чека становится возможным благодаря использованию апсейлов в системе автоматизации розничной торговли. Это включает в себя предложение сопутствующих товаров, акций и скидок, стимулирующих клиента приобрести дополнительные товары.

Повышение конверсии лидов и сделок с помощью управления ходом сделки в CRM-системе.
Внедрение CRM-системы является примером автоматизации продаж, который способствует более эффективному отслеживанию конверсии лидов и сделок, а также управлению действиями продавцов для достижения поставленных целей.

Повышение прозрачности продаж.
Прозрачность продаж можно увеличить путем интеграции информационной системы с телефонией, электронной почтой, мессенджерами и другими каналами коммуникаций. Автоматизация также позволяет собирать информацию о лидах, контактах с клиентами и взаимодействии с ними в рамках единой системы.

Таким образом, мы повышаем прозрачность взаимодействия с потенциальным клиентом. При смене менеджера компания не столкнется с отсутствием каких-либо данных о клиенте или сделке, поскольку вся переписка по электронной почте, коммерческие предложения, контакты - все сохраняется внутри одной информационной системы.

Возможно, данный список преимуществ автоматизации бизнеса не является исчерпывающим. Вам представили чек-лист, который поможет Вам расширить ожидания от внедрения новой системы управления и учёта в компании, дополнить бизнес-цели и принять решение о реализации проекта или о его отсрочке.